Las sociedades sujetas a control y vigilancia de la SCVS, remitirán dentro del primer cuatrimestre de cada año (30 de abril), los estados financieros y sus anexos, mediante el portal web institucional, debiendo encontrarse al día en la presentación de los estados financieros de los ejercicios económicos anteriores, a fin de poder enviar el estado financiero del último ejercicio económico.
Con la presentación anual del Formulario 101 en el SRI, se considera que se ha dado cumplimiento a la obligación de presentar el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultado Integral individuales.
En dicho portal web se debe reportar el nombre y RUC de la empresa, número de registro del contador, número de personal ocupado, número de RNAE cuando esté obligado a presentar informe de auditoría y la fecha de la Junta General que aprobó los estados financieros.
Adicionalmente se debe enviar electrónicamente la siguiente información:
- Estado de flujos de efectivo, estado de cambios en el patrimonio y notas explicativas a los estados financieros;
- Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de socios o accionistas que conoció y adoptó resoluciones sobre los estados financieros;
- Informe del o los comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna, presentados a la junta general de socios o accionistas que conoció y adoptó la resolución sobre los estados financieros (las compañías de responsabilidad limitada presentarán este informe, únicamente en los casos en que el estatuto de la compañía lo establezca);
- Informe de auditoría externa, en el caso de estar obligada a contratarla;
- Para el caso de aquellas compañías que sean Casas y Bolsas de Valores, Administradoras de Fondos y Fideicomisos, deberán anexar al informe anual de auditoría, el informe de verificación y grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados en cumplimiento de las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
- Para el caso de los otros sujetos obligados (actividades establecidas en el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos), las compañías que tengan la obligación de contar con auditor externo, deberán hacer constar en su informe la verificación y el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados en cumplimiento de las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos;
- Nómina de administradores y/o representantes legales (apoderados para sucursales o empresas extranjeras, consorcios), según sea el caso, con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo de éstos, datos que serán generadas automáticamente por el sistema en base a la información que posee la SCVS;
- Nómina de socios o accionistas inscritos en el libro de participaciones y socios o de acciones y accionistas, a la fecha del cierre del estado financiero;
- Copia legible del RUC vigente;
- Copia certificada del acta de la junta que aprobó el juego completo de los estados financieros.
En cuanto a los estados financieros consolidados, están obligadas aquellas entidades que ejercen control de conformidad con lo establecido en la NIC 27 o la NIIF 10 y en la sección 9 de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES); y, las que en cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No. SC.ICI.DCCO.13.003 del 4 de febrero del 2014, deben presentar los estados financieros consolidados.
Las empresas que preparen estados financieros consolidados deberán enviar los estados financieros consolidados auditados. Además, deberán enviar por separado, los estados financieros auditados de la controladora y los estados financieros de cada una de las subsidiarias (auditados), de ser aplicable en cada caso
Respecto a la información sobre el número de personal ocupado en las compañías, debe clasificarse como: Directivo, Administrativo, De producción y Otros; considerando que:
Directivo: quienes con responsabilidad en la producción, organización, administración o comercialización, realicen trabajos para los cuales precisen especiales conocimientos, preparación y experiencia y ejerzan la representación legal y/o funciones de dirección y supervisión de otro personal. A este grupo pertenecen: gerentes generales, gerentes de área, directores, subgerentes generales, subgerentes de área, subdirectores, jefes de área, coordinadores y similares.
Administrativo: empleados que realizan tareas de responsabilidad y que tienen conocimiento de los trabajos que se efectúan dentro de la oficina y/o especialidad, siendo responsables ante sus superiores del trabajo realizado, y su labor es predominantemente de apoyo y operativa. Incluye el personal no comprendido en otras áreas, como pueden ser: secretarias, cajeros, recepcionistas, auxiliares administrativos, auxiliares de archivo, auxiliares contables, chef o cocineros principales, técnicos de laboratorio e investigación, apoyo tecnológico, y similares.
De Producción: trabajadores que realizan actividades relacionadas directamente con los procesos de producción y realización de la actividad principal de la empresa o donde se requiere esfuerzo manual o material predominante, tales como: chóferes, personal de limpieza, empacadores, conserjes, vigilantes, jardineros, operarios, jornaleros, aprendices, ayudantes de cocina, pocilleros, meseros, bodegueros, personal a destajo, botones, porteros, trabajadores que efectúan labor de transformación de materia prima, y similares.
Otros: Todos los que no se encuadren en las áreas anteriormente mencionadas.
FUENTE:
Resolución SCVS-DNCDN-2015-003 (Suplemento del Registro Oficial 469, 30-III-2015) Reglamento sobre la Información y Documentos que están obligadas a remitir anualmente a La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, las Sociedades sujetas a su control y vigilancia.
